GTD – Getting Things Done

Hou je van organiseren? Of net niet, maar is het je grote wens om je agenda, To Do lijst en bij uitbreiding je hoofd wat op orde te krijgen? Dan is Getting Things Done van David Allen een aanrader. Het is het boek der boeken over productiviteit. Het is ondertussen al meer dan 10 jaar oud, en de tips and tricks van Allen zijn ondertussen al door miljoenen mensen toegepast. Je hebt het natuurlijk ondertussen ook al in handig app-formaat.

Deze schematische voorstelling vat de basis samen:

GTD_part1

En meer uitgebreid, kan je hier alvast mee aan de slag:

Stap 1: Verzamel

Verzamel alles wat je vindt dat je moet onthouden. Het moet uit je hoofd, want dingen waarvan je rekent dat je het wel gaat onthouden, kost energie die je voor andere dingen nodig hebt, namelijk om dingen ook te doen (zie later). Verzamel dus alles in wat Allen een ‘bucket noemt: hetzij een email-inbox, een schriftje, whatever, je ziet maar. Haal alles uit je hoofd en stop het in dit systeem, gereed om verwerkt te worden. Je bucket moet minstens eens per week geleegd worden.

Stap 2: Verwerk

Verwerk de gegevens in de bucket en doe dit als volgt:

Begin bovenaan. Verwerk één item per keer. Stop nooit iets terug in de bucket.

Als voor een item een actie uitgevoerd moet worden: voer deze meteen uit als het minder lang duurt dan 2 minuten, delegeer de actie aan iemand anders als het iemand anders taak is (dit puntje kan al eens voor conflict zorgen, ook op het thuisfront ;-)), ofneem het item op in jouw actielijst. (haha, hier komt al het eerste lijstje uit de mouw! 🙂 )

Als voor een item geen actie nodig is: archiveer het item, delete het, of zet het op een lijstje voor een mogelijk latere actie. (haha, nummer 2, ik waarschuw de niet-lijstjes lovers dat het er niet beter op gaat worden ;-))

Stap 3: Bewerk

Organiseer de items waarop actie moet worden ondernomen in een aantal lijsten. Allen pakt dit nogal uitvoerig aan, ik heb het voor mezelf ingekort en minder uitvoerig (ik wil niet moe worden alleen door de hoeveelheid lijstjes te zien). Maar goed, volgens het boek zijn er volgende categorieën:

Volgende acties– Bedenk voor ieder item waarvoor aandacht nodig is, wat de volgende fysieke actie is die hiervoor ondernomen moet worden.. Hoewel er vaak meerdere stappen en acties nodig zijn om een actie te voltooien zal er altijd iets zijn wat als eerste moet gebeuren, en deze actie moet dan ook in deze lijst opgenomen worden. Allen wil ook nog dat je eraan toevoegt waar je deze actie dient te doen. Dat vind ik allemaal wat teveel van het goeie. In ’t kort kan je dit gewoon als je wekelijkse actielijst zien.

Projecten – Elke To Do die eigenlijk meerdere grote To Do’s inhoudt, is geen To Do meer maar een project. Je projecten moet je monitoren en je moet regelmatig checken of je voor elk van je projecten wel de nodige en voldoende zaken op je wekelijkse actielijst hebt opgenomen.

In de wacht – Je hebt gedelegeerd, juij. Of je wacht op info, beslissingen, reply… die nodig is om verdere actie te kunnen ondernemen. Natuurlijk moet je dit lijstje ook regelmatig checken. Hier komen de reminders sturen om de hoek loeren.

Ooit/misschien – Dingen die je ooit zou willen doen, maar niet nu. Bij mij is dat mijn bucketlist

In David Allen’s GTD is er ook een duidelijk verschil tussen een agenda en To Do’s. Hij stelt dat de agenda gereserveerd moet zijn voor wat hij ‘hard landscape’ noemt: zaken die absoluut uitgevoerd moeten zijn op een bepaalde datum of vergaderingen en afspraken die vaststaan in tijd en plaats. ‘To-do’-items mogen enkel voorkomen op de ‘volgende acties’-lijst. Bij mij loopt dat door elkaar. My chaos is my structure J

Stap 4: Review

Bekijk de lijsten met acties en herinneringen. Het is natuurlijk nutteloos om deze lijsten bij te houden als deze niet minimaal dagelijks bekeken worden. Kies vervolgens, uitgaande van de tijd die je hebt (en de energie, en de mogelijkheden,…) de belangrijkste taak die op dat moment uitgevoerd moet worden en voer die uit.

Stap 5: Doe

Doe. Jouw fucking systeem is niets waard als je alleen maar zit te plannen en organiseren en geen bal uitvoert. Beloon jezelf. Maak het leuk. Get things done 🙂

Wat ik zelf nog het meest essentieel vind, voor je aan dit 5 stappenplan begint, is dat je elke dag ook telkens bepaalt –voor je in actiemodus overgaat- wat die dag je meest belangrijke taken zijn. Je drie MITs. Most Important Tasks. Het is een illusie te denken dat je 10 MITs op een dag kan hebben. Kies wijs. En laat je niet af of verleiden om eerst en vooral aan je MITs te werken. Al de rest zijn als extra’tjes mooi meegenomen.

Gebeten door GTD? Hier lees je hoe je er nog meer uit kan halen: http://www.extratijd.be/nl/artikel/conceptuele-fouten-in-gtd

Zen To Done (ZTD): The Simple Productivity System

Volg Pitcoaching via

Tijd

Het is weekend!

Dat vooruitzicht alleen al maakt me vrolijk zodra ik wakker word op vrijdagochtend. Gewoon dat het vrijdag is kan me blij maken. Ik heb nog een lijstje met kleine dingen die me blij maken. Sinds enkele maanden lijst ik ’s avonds in bed, onder de dons en met kersenpitten aan mijn voeten, op wat me de voorbije dag heeft blij gemaakt. Dat heeft echt een heel positief effect op mij. Ongelooflijk hoeveel kleine dingen je telkens kan oplijsten, zelfs al had je een baaldag. Sinds ik dat doe, werkt dat ook door overdag. Ik ben veel meer geneigd om het halfvolle dan het halflege glas te zien. Probeer het eens uit. Elke avond voor het slapengaan je “heeft me blij gemaakt top 3 van de dag” maken.

hapinessiseverywhere

Een greep uit mijn lijstje kleine fijne dingen:

  • Vogels horen fluiten als ik wakker word;
  • Thuiskomen en twee aanstormende blije gezichtjes te zien;
  • Een onverwacht smsje – zomaar;
  • Een topschijf in de auto, volumeknop helemaal open en mee brullen;
  • Het zien en ruiken van meiklokjes;
  • Vers bruin brood met choco;
  • Binnenstappen in een koffiebar en het vooruitzicht van een espresso machiatto en een stuk cheesecake;
  • Weten op pagina 10 dat je een topboek in de hand hebt en nog minstens 200 pagina’s te gaan;
  • Langer dan dat hoeft onder een warme douche blijven staan;
  • De grootste knuffel krijgen ’s ochtends aan de schoolpoort;
  • Samen in de badkamer tandenpoetsen;
  • Je mama die zegt “ik was net aan jou aan het denken” wanneer je haar belt;
  • Zelfgemaakte tiramisu;
  • De geur van gravel;
  • Een Hamse Wuiten zien vliegen (rode ibissen komen hier jammer genoeg niet voor)
  • Heel luid moeten lachen met een uitspraak van de mini’s;
  • Douchen na een tennismatch van driesets-die je won;
  • Enkele van mijn favoriete websites en blogs bezoeken;
  • Leuke feedback krijgen;
  • Samen naar tekenfilmpjes kijken met de mini’s;
  • Op ons terras zitten in wat we onze “pauline en paulette” stoeltjes noemen met een aperitief;
  • Naar de lucht staren die ’s avonds fantastisch rood kleurt;
  • Aan iets herinnerd worden van vroeger dat je zelf helemaal vergeten was;
  • Vers gewassen lakens op bed;
  • Iemand die tijd voor je maakt;

 Echt, dat laatste vind ik zo iets kostbaar.

Tijd

Ik blijf het iets intrigerend vinden. Hoe “tijd” dominant is in ons leven. Hoe ik er zelf mee omga, steeds meer bewuster eigenlijk. En ook hoe anderen ermee omgaan. Vanmorgen nog eens te horen gekregen. “Ik heb daar geen tijd voor.” Zucht. Het “druk hebben” is echt so overrated. Ik heb me er een tijd aan geërgerd, aan het “geen tijd hebben” van mensen. Aan het “geen tijd hebben” van mezelf. Het is immers gewoon een dikke fabel. Die we onszelf (en anderen) graag vertellen.

Tijd hebben we allemaal evenveel. Het komt erop neer waaraan je je tijd besteedt. Dat is een keuze. Die je elke dag zelf maakt. Tijd vinden is immers tijd maken. Je maakt tijd voor wat je belangrijk vindt. Er is overal tijd te “vinden”. Door te stoppen met naar zinloze tv te kijken. Door te stoppen met de overload aan “nieuws” te volgen en lezen. Door niet overal ja op te zeggen. Door je dag niet voor 100% op voorhand al vol te plannen. Door weg te gaan op vergaderingen waar de rest van de agendapunten niet meer van belang zijn voor jou. Of door zelf vergaderingen te houden die maar maximum een uur duren. Door jezelf niet te verliezen bij het blijven doorklikken op internet en facebook. Door een uurtje te stelen tijdens je middagpauze. Door een uur vroeger op te staan.

En vooral, door even stil te staan bij wat jouw persoonlijke missie en passies zijn, en te stoppen met zo veel mogelijk dat daar niet toe bijdraagt.

Daar is de extra tijd te vinden. Te winnen. Die je dan kan steken in jouw mensen, in de dingen die er echt toe doen. Tijd is er overal. We hebben het niet te druk. We hebben gewoon niet altijd de focus of het commitment om onze tijd juist te besteden. Maar nu is het dus weekend. Twee dagen tijd om te proberen juiste keuzes te maken… en te genieten van nog meer kleine dingen 🙂

Leuke slideshow over op een andere manier naar tijd kijken (Timespiration boek van Cyriel Kortleven): http://www.slideshare.net/cyrielkortleven/timespiration-cyriel-kortleven

Volg Pitcoaching via

Brief aan 16jarige Jess

Ik weet dat je er nu allerminst oren naar hebt, want je hebt het ontzettend druk met kwaad zijn op de wereld, met de levensbelangrijke vraag of Dylan nu voor Brenda of Kelly gaat kiezen, met tennissen en met het stiekem luisteren naar je CD van Laura Pausini.

Je hebt teveel aan je hoofd met het vervloeken van dat Hamse hol waarin je opgroeit, met het leegkopen van de Witte Uil en het zoeken in de kast naar honingkoeken.

Meer in het algemeen, met het uitzoeken wat je op deze verdomde aardkloot aan moet.

Niet veel Jess. Niet zo heel veel. Laat ik me even nader verklaren.

Het klinkt misschien wat fatalistisch, maar dat is het niet. Het is een weloverwogen en goedbedoeld tipje dat ik je mee wil geven. Omdat het het verstikkende gevoel dat je nu –als zestienjarige- zo overhoop haalt, een beetje zal verlichten. Het hoeft heus allemaal niet ingewikkeld te zijn, of moeilijk te gaan. Er komen jaren aan, waarin alles plots zoveel lichter zal zijn, en losser, en vlotter, en vrolijker, en makkelijker. Echt, dat wil ik je maar zeggen. Dat er een einde komt aan dat wroeten en ploeteren. Of toch zo goed als 😉

Maar goed. Nu zit je er nog volop in. En ook dat is goed. Want je strijdllust, je goesting for life, je drang om uit te breken en je eigen weg te maken, die is allemaal gekiemd in die tienerwroetjaren. Dus ploeter nog even voort. En wentel je gerust nog even verder in je duizenden tegenstrijdige gedachten en gevoelens terwijl je achtereenvolgens Knuffelrock, The Levellers en Tour of Duty grijs draait. Het mag allemaal wat complex en tegenstrijdig zijn. Het mag allemaal een beetje op z’n Jess zijn…

WP_20150207_08_00_55_Pro Jess 16

Omdat ik je graag zie, geef ik je hierbij wat geleerde lessen mee die ik je als 35 jarige snel gun:

Niet alles is zwart-wit, Jess. Ik weet dat je daar nu niet in kan komen. Het is goed of fout. Links of rechts. Steffi Graff of Monica Seles. ’t Is ’t één of ’t ander, en wie niet met mij is, is tegen mij. Of vice versa 😉 Na 87 keer tegen de muur lopen en op avonden met teveel wijn hoogoplopende discussies gevoerd te hebben, kan ik je zeggen: ja, er is een tussenweg. Ja, er is grijs. Je gaat zelfs nog goed worden in compromissen sluiten en in begrip opbrengen voor “de andere kant”. Je gaat hoofdschuddend staan kijken naar een politica die je de roepster zal noemen en denken: met minder roepen ga je meer bereiken. Maar eerst ga je nog die schaamtelijke avond moeten meemaken waarop je Gwendolyn Rutten verwijt een geit te zijn. Jammer, maar ook dat overleef je wel.

Laat snel los wie je denkt te moeten zijn voor anderen. Ik weet dat je heel erg je best doet om door iedereen graag gezien te worden, maar helaas pindakaas, dat is verloren moeite. Gebruik die tijd en energie liever om jezelf echt graag te zien, daar moet je niet zolang mee wachten. Als kind blaakte je van zelfvertrouwen, stal je de show met verhalen vertellen vooraan in de klas. Een haantje de voorste, een leider. En toen kreeg je zoveel figuurlijke klappen en kreeg je voortdurend ingepeperd dat je niet zo druk moest zijn, en je niet zo in de aandacht moest werken, dat alle deurtjes dicht gingen, en toen speelde je wel nog de clown, maar was je diep van binnen erg verdrietig. Misschien moet je maar niet zolang meer met al die opgekropte emoties en woede en verdriet blijven zitten. Waarom zou je niet eens zeggen wat je echt denkt, en voelt, en wilt? Wat jij echt wilt en nodig hebt? Maar ik weet het, het voelt veel veiliger om gewoon alles lekker vol te beginnen plannen met activiteiten en uitstapjes en studeren en … bezig zijn. Alles lekker volplannen en weglopen van wat je het meest nodig hebt. Ja, daar ga je ontzettend goed in worden. Maar kijk, zestienjarige Jess, ik kan je nu zeggen dat er ook nog een andere Jess in jou schuilt. Eentje die wel gemoedsrust heeft, en kan genieten van rustig thuis zijn. Die zelfs een heel klein beetje om zal kunnen gaan met traagheid. Niet teveel, niet overdrijven, maar toch. Die kiest voor quality in plaats van quantity. En jawel, hier komt ie, ik weet dat je me niet gaat geloven. Maar er zit een Jess in je, die ook nee gaat kunnen en durven zeggen. Neen, dat wil ik niet. Neen, dat doe ik nu niet. En die zelfs afleert om daarvoor verantwoording af te leggen.

Wat misschien ook nog meegenomen is, is te weten dat je ook gaat inzien dat er niet maar één goede manier is om iets te doen of te bereiken. Niet iedereen kijkt op dezelfde manier naar de wereld als jij, laat staan dat iedereen de overtuiging deelt dat ie een aandeel heeft in het beter maken van de wereld. Blijf je daar niet te lang ongelukkig over voelen. Doe je ding, en laat de rest het zijne doen. Be the change you want to see in the world. Maar probeer niet om anderen te veranderen. Dat lukt toch niet, en je hebt niet altijd gelijk. Word niet betweterig, of afgunstig. Daar heb je niet echt aanleg voor, maar toch, het zal soms om de hoek loeren. Laat je niet vangen. Er gaan altijd mensen zijn die slimmer, grappiger, gevatter zijn. En die veel meer in het leven bereiken dan jij. Maar, en dit is echt een belangrijke,

Weet je wat? Op je 35ste heb jij al het mooiste gemaakt dat je in je leven zal maken. 2 guitige, vrolijke, hartveroverende, wonderlijke, lieve en pittige meisjes. Een torenhoog cliché, Jess. Maar who cares. Je gaat elke dag wakker worden en lachen bij het zien van hun ondeugende kopjes.

Dat bedoelde ik dus Jess, toen ik mijn brief begon. Je denkt dat je de wereld moet bedwingen. Maar het zijn hoogstens je demonen.

Gun jezelf dus wat tijd. Wees een beetje mild. Laat af en toe los. En print deze gouden raad nu al in je kop: als je teveel gedronken hebt, drink een halve liter water voor je in bed gaat (Oh, en stuur geen sms’en over boa’s). Het gaat je wat koppijn uitsparen. En die zorgen, zet die ook maar uit je kop. Het leven is echt oprecht mooi. Het is maar hoe je ernaar kijkt.

Heel veel liefs,

35 jarige Jess

Volg Pitcoaching via

De O en N schrappen in onmogelijk

Da’s toch niet mogelijk. Dat kan ik toch niet. Da’s niet voor mij weggelegd. Hoeveel onder ons zijn niet hun eigen grootste criticaster? Waarom zijn we zo streng voor onszelf? Op die vraag heb ik geen antwoord, sorry 😉 Maar ik probeer wel al een tijdje een beetje milder te zijn voor mezelf (en ook voor anderen hoor ;-)). Dat milder zijn is work in progress. Ik moest eraan denken toen ik afgelopen dagen me weer betrapte op één van die eerste zinnetjes van dit stukje.

Een belemmerende overtuiging heet dat in vakjargon. Ik heb er het één en ander over gelezen, omdat eens je je er bewust van bent, je ze plots wel vaker hoort. Hoe je het draait of keer, om ergens voor te gaan, hebben we allemaal ondersteuning nodig. In de eerste plaats van onszelf. Van de gedachte in onszelf dat we het kunnen. Hier durft het wel al eens mis te lopen. Faalangst zorgt dat heel veel mensen nooit in hun leven uitproberen wat ze eigenlijk het liefst van al zouden willen doen. En als je er zelf niet in gelooft, en je ondervindt dan nog eens weerstand van anderen, is het helemaal om zeep. Stom toch, al die verloren kansen voor mensen om gelukkig te zijn. Hoeveel mensen zijn er pakweg bankbediende terwijl ze eigenlijk chef-kok zouden willen zijn? Of dromen van een muziekcarrière terwijl ze zich elke dag vervelen op het werk? Als je echt iets wil bereiken, ergens voor wil gaan, maar je blijft voortdurend ter plekke trappelen en je begint er maar niet aan, zijn er een paar handige vragen om jezelf te stellen (zo leerde ik in boeken van wijze mensen).

Wat zijn de belemmerende overtuigingen die me weerhouden om echt te bereiken wat ik wil? Waarin blokkeer ik mezelf ? Waar heb ik schrik voor? Echt rotte vragen, maar wel handig om het antwoord eens te achterhalen. Als je een eigen zaak willen beginnen of een reis rond de wereld wil maken, maar het altijd een droom blijft die elk jaar meer aan je begint te knagen, stel je dan de vraag ‘wat houdt me tegen’? “Ik weet niet hoe ik eraan moet beginnen, dat heeft nog niemand die ik ken gedaan. Wat als het fout loopt, ga ik er financieel een kater aan overhouden,… .” Er zijn honderden gedachten die ons ervan kunnen weerhouden om echt te doen wat we willen doen.

impossibleJe kan proberen de belangrijkste die je tegenhouden om voor jouw droom te gaan op schrijven, en ze dan één voor één te bekijken. ‘Ik weet niet hoe ik eraan moet beginnen’ bijvoorbeeld. Daar kan je in principe mee aan de slag. Op internet vind je allicht tal van fora over het onderwerp. Begin te lezen hoe anderen het aangepakt hebben. Schrijf op wat er allemaal voor nodig is. Bekijk vervolgens al die puntjes één per één. Geef jezelf tijd om ze één per één goed uit te pluizen en te zien wat er nodig is. Kijk wat je al kan doen of verder nodig hebt om zo een puntje te realiseren. Daarmee heb je al meteen een eerste stapje gezet richting je droom. Ga door met al de puntjes die je opgeschreven hebt. Zo één klein puntje afwerken werkt magisch. Het geeft energie, en vooral, het geeft je zin om door te gaan. Want als je dat ene voor elkaar krijgt, krijg je de andere allicht ook wel geregeld. Zo leiden alle mini stapjes plots wel naar datgene waar je al lang van droomde…

Het achterhalen van onze belemmerende overtuigingen is een goeie remedie om van frustraties of van opkomend cynisme verlost te raken. Jezelf durven vragen waarin je jezelf blokkeert, werkt verlichtend. Want eens je die belemmerende overtuigingen kan blootleggen en die negatieve gedachten kan omdraaien, is de grootste kaap genomen. getinthearena

Wie zin heeft om nog een mooi stukje te lezen dat hierbij aansluit: https://medium.com/@elleluna/the-crossroads-of-should-and-must-90c75eb7c5b0

If you believe that you have something special inside of you, and you feel it’s about time you gave it a shot, honor that calling in some small way — today.

If you feel a knot in your stomach because you can see the enormous distance between your dreams and your daily reality, do one thing to tighten your grip on what you want — today.

If you’ve been peering out over the edge of the cliff but can’t quite make the leap, dig a little deeper and find out what’s stopping you — today.

Because there is a recurring choice in life, and it occurs at the intersection of two roads. We arrive at this place again and again. And today, you get to choose.

Volg Pitcoaching via