GTD – Getting Things Done

Hou je van organiseren? Of net niet, maar is het je grote wens om je agenda, To Do lijst en bij uitbreiding je hoofd wat op orde te krijgen? Dan is Getting Things Done van David Allen een aanrader. Het is het boek der boeken over productiviteit. Het is ondertussen al meer dan 10 jaar oud, en de tips and tricks van Allen zijn ondertussen al door miljoenen mensen toegepast. Je hebt het natuurlijk ondertussen ook al in handig app-formaat.

Deze schematische voorstelling vat de basis samen:

GTD_part1

En meer uitgebreid, kan je hier alvast mee aan de slag:

Stap 1: Verzamel

Verzamel alles wat je vindt dat je moet onthouden. Het moet uit je hoofd, want dingen waarvan je rekent dat je het wel gaat onthouden, kost energie die je voor andere dingen nodig hebt, namelijk om dingen ook te doen (zie later). Verzamel dus alles in wat Allen een ‘bucket noemt: hetzij een email-inbox, een schriftje, whatever, je ziet maar. Haal alles uit je hoofd en stop het in dit systeem, gereed om verwerkt te worden. Je bucket moet minstens eens per week geleegd worden.

Stap 2: Verwerk

Verwerk de gegevens in de bucket en doe dit als volgt:

Begin bovenaan. Verwerk één item per keer. Stop nooit iets terug in de bucket.

Als voor een item een actie uitgevoerd moet worden: voer deze meteen uit als het minder lang duurt dan 2 minuten, delegeer de actie aan iemand anders als het iemand anders taak is (dit puntje kan al eens voor conflict zorgen, ook op het thuisfront ;-)), ofneem het item op in jouw actielijst. (haha, hier komt al het eerste lijstje uit de mouw! 🙂 )

Als voor een item geen actie nodig is: archiveer het item, delete het, of zet het op een lijstje voor een mogelijk latere actie. (haha, nummer 2, ik waarschuw de niet-lijstjes lovers dat het er niet beter op gaat worden ;-))

Stap 3: Bewerk

Organiseer de items waarop actie moet worden ondernomen in een aantal lijsten. Allen pakt dit nogal uitvoerig aan, ik heb het voor mezelf ingekort en minder uitvoerig (ik wil niet moe worden alleen door de hoeveelheid lijstjes te zien). Maar goed, volgens het boek zijn er volgende categorieën:

Volgende acties– Bedenk voor ieder item waarvoor aandacht nodig is, wat de volgende fysieke actie is die hiervoor ondernomen moet worden.. Hoewel er vaak meerdere stappen en acties nodig zijn om een actie te voltooien zal er altijd iets zijn wat als eerste moet gebeuren, en deze actie moet dan ook in deze lijst opgenomen worden. Allen wil ook nog dat je eraan toevoegt waar je deze actie dient te doen. Dat vind ik allemaal wat teveel van het goeie. In ’t kort kan je dit gewoon als je wekelijkse actielijst zien.

Projecten – Elke To Do die eigenlijk meerdere grote To Do’s inhoudt, is geen To Do meer maar een project. Je projecten moet je monitoren en je moet regelmatig checken of je voor elk van je projecten wel de nodige en voldoende zaken op je wekelijkse actielijst hebt opgenomen.

In de wacht – Je hebt gedelegeerd, juij. Of je wacht op info, beslissingen, reply… die nodig is om verdere actie te kunnen ondernemen. Natuurlijk moet je dit lijstje ook regelmatig checken. Hier komen de reminders sturen om de hoek loeren.

Ooit/misschien – Dingen die je ooit zou willen doen, maar niet nu. Bij mij is dat mijn bucketlist

In David Allen’s GTD is er ook een duidelijk verschil tussen een agenda en To Do’s. Hij stelt dat de agenda gereserveerd moet zijn voor wat hij ‘hard landscape’ noemt: zaken die absoluut uitgevoerd moeten zijn op een bepaalde datum of vergaderingen en afspraken die vaststaan in tijd en plaats. ‘To-do’-items mogen enkel voorkomen op de ‘volgende acties’-lijst. Bij mij loopt dat door elkaar. My chaos is my structure J

Stap 4: Review

Bekijk de lijsten met acties en herinneringen. Het is natuurlijk nutteloos om deze lijsten bij te houden als deze niet minimaal dagelijks bekeken worden. Kies vervolgens, uitgaande van de tijd die je hebt (en de energie, en de mogelijkheden,…) de belangrijkste taak die op dat moment uitgevoerd moet worden en voer die uit.

Stap 5: Doe

Doe. Jouw fucking systeem is niets waard als je alleen maar zit te plannen en organiseren en geen bal uitvoert. Beloon jezelf. Maak het leuk. Get things done 🙂

Wat ik zelf nog het meest essentieel vind, voor je aan dit 5 stappenplan begint, is dat je elke dag ook telkens bepaalt –voor je in actiemodus overgaat- wat die dag je meest belangrijke taken zijn. Je drie MITs. Most Important Tasks. Het is een illusie te denken dat je 10 MITs op een dag kan hebben. Kies wijs. En laat je niet af of verleiden om eerst en vooral aan je MITs te werken. Al de rest zijn als extra’tjes mooi meegenomen.

Gebeten door GTD? Hier lees je hoe je er nog meer uit kan halen: http://www.extratijd.be/nl/artikel/conceptuele-fouten-in-gtd

Zen To Done (ZTD): The Simple Productivity System

Volg Pitcoaching via

Auteur: Jessie

Houdt van PIT. Verhalen. Onderweg zijn. Koffie. Haar dochters. Golven. Wijn. Hiking. Tennis. Muziek. Reizen. Felblauwe lucht. Cycling. Woorden. Kleine sprokkels van geluk. #pitcoaching #pitverhalen

Geef een reactie